はじめに
取引先や行政機関などから受け取った申込書に、パソコンで文字を入力したいと思ったことはないでしょうか。
申込書がWordやExcel形式であれば、そのまま入力できます。
しかし実際には、
- PDF形式で配布されている
- JPEGやPNGなどの画像になっている
- 紙の申込書をスキャンしたデータしかない
- 入力欄が用意されていないPDFになっている
といったケースも少なくありません。
このような帳票でも、いくつかの方法を使えばパソコンから文字を入力できます。
この記事では、PDFや画像形式の申込書へ文字を入力する代表的な方法と、同じ帳票を何度も利用する場合に作業を効率化する方法を紹介します。
PDFの申込書に文字を入力する方法
PDFに文字を入力する方法はいくつかあります。
まず確認したいのが、そのPDF自体に入力フォームが設定されているかどうかです。
入力フォーム付きPDFの場合は、PDFを開いて入力欄をクリックするだけで文字を入力できます。
一方、単純に紙の申込書をPDF化しただけのデータの場合、通常の入力欄はありません。
その場合はPDF編集ソフトなどを利用して、申込書の上にテキストを重ねて入力する必要があります。
例えば、
- 氏名
- 住所
- 電話番号
- 会社名
- 日付
などを、それぞれ指定した位置に配置します。
ただし入力項目が多い帳票では、毎回テキストの位置を調整する必要があり、作業に時間がかかることがあります。
JPEG・PNGなどの画像に文字を入力する方法
申込書がJPEGやPNGなどの画像形式になっている場合も、画像編集ソフトを使えば文字を追加できます。
基本的な作業は、
- 画像を開く
- テキスト入力機能を選ぶ
- 入力したい場所をクリックする
- 氏名や住所などを入力する
- 文字サイズや位置を調整する
- 印刷または画像として保存する
という流れになります。
1回だけ使用する帳票なら、この方法でも問題ありません。
しかし同じフォーマットの申込書を何度も使用する場合、毎回文字の位置を調整するのは意外と手間です。
WordやExcelへ画像を貼り付けて入力する方法
無料で対応したい場合は、WordやExcelを利用する方法もあります。
申込書の画像を背景として配置し、その上にテキストボックスを置きます。
例えばWordの場合、
「挿入」→「画像」
から申込書を読み込み、その上にテキストボックスを配置します。
氏名欄、住所欄、電話番号欄など、それぞれの位置へテキストボックスを配置しておけば、次回から文字だけ変更できます。
Excelでも同様に、画像の上へテキストボックスを配置できます。
追加費用をかけずにできる方法ですが、帳票のサイズ調整や印刷位置の調整が必要になる場合があります。
毎回同じ帳票を使う場合に発生する問題
一度だけ申込書へ入力するのであれば、WordやPDF編集ソフトでも十分対応できます。
問題になるのは、同じ帳票を繰り返し利用する場合です。
例えば、
- 顧客ごとに同じ申込書を作成する
- 毎月同じ書式の書類を作成する
- 会社名や住所だけ変更して印刷する
- 同じ申請書を複数人分作成する
といったケースです。
毎回、
「氏名はこの位置」
「住所はこの位置」
「電話番号はここ」
と調整していると、1件あたり数分でも、件数が増えるにつれて大きな作業時間になります。
さらに位置が少しずれることで、印刷した際に枠から文字がはみ出すこともあります。
入力位置をテンプレートとして保存すると効率化できる
同じ帳票を何度も使用する場合は、文字を入力する位置をテンプレートとして保存しておく方法が便利です。
最初の1回だけ、
- 氏名欄
- 住所欄
- 電話番号欄
- 日付欄
などの入力位置を設定します。
次回からは設定済みのテンプレートを呼び出し、文字だけ変更します。
毎回位置を調整する必要がなくなるため、定型帳票を頻繁に扱う場合には作業時間を大きく減らすことができます。
Document Template Editorを使って定型帳票へ文字を入力する
Absolute Solutionsでは、PDFや画像をもとにした定型帳票へ文字を入力するための「Document Template Editor」を提供しています。
Document Template Editorでは、帳票画像を読み込んで、入力したい位置へ文字項目を配置できます。
一度配置を設定して保存しておけば、次回から同じテンプレートを呼び出して文字を入力できます。
例えば、
- 申込書
- 見積書
- 請求書
- 注文書
- 各種申請書
など、同じフォーマットを繰り返し利用する作業に向いています。
毎回Wordや画像編集ソフトで位置を調整する必要がなく、「入力する内容を変更する」作業に集中できます。
Document Template Editorの詳しい機能や対応環境については、以下のページで紹介しています。
Document Template Editorの詳細はこちら
どの方法を選べばよいか
PDFや画像へ文字を入力する方法は、用途によって選ぶとよいでしょう。
一度だけ入力するのであれば、Word、Excel、PDF編集ソフトなどでも十分です。
一方、
- 同じ帳票を何度も使用する
- 毎回文字位置を調整するのが面倒
- 複数の申込書や帳票を管理したい
- 印刷位置を毎回揃えたい
という場合は、入力位置をテンプレートとして保存できる方法が適しています。
特に業務で定型帳票を繰り返し使用している場合、1件あたりの作業時間を数分短縮するだけでも、月単位では大きな効率化につながります。
まとめ
PDFや画像形式の申込書でも、パソコンを使って文字を入力することは可能です。
1回だけ使用する場合は、WordやExcel、PDF編集ソフトなどを使う方法があります。
一方で、同じ帳票を繰り返し使用する場合は、入力位置を毎回調整する方法では作業効率が悪くなります。
その場合は、文字の入力位置をテンプレートとして保存し、次回から内容だけ変更できる仕組みにすると便利です。
定型帳票への入力作業を効率化したい場合は、Document Template Editorもぜひご確認ください。
